Бизнес-кейс , Тюмень ,  
0 
Материалы подготовлены редакцией партнерских проектов РБК+.

Как сэкономить деньги компании за счет автоматизации командировок

Рассказывают сотрудники Тюменского подразделения ООО «ИПИГАЗ»

Институт прикладных исследований газовой промышленности (ООО “ИПИГАЗ”) специализируется на комплексном проектировании и инженерных изысканиях объектов добычи, хранения и транспорта нефти и газа.

Обособленные подразделения ООО «ИПИГАЗ» расположены в 11 регионах России, а география проектов охватывает всю страну: работы проводятся в каждом из 8 федеральных округов. Такая деятельность невозможна без регулярных командировок - обычно это от 50 до 100 поездок в месяц.

Возникает необходимость в автоматизации рутинных процессов, в прозрачной аналитике и оптимизации бюджета. Сотрудники ООО “ИПИГАЗ” рассказывают, как с помощью Smartway удалось выстроить цифровую систему в организации командировок для всех подразделений компании.

Smartway - IT-решение, заменяющее агентства делового туризма, которое позволяет без посредников организовать командировки для среднего и крупного бизнеса.

Как процесс был организован в 2019 году

Штат ООО «ИПИГАЗ» насчитывал более 250 сотрудников и продолжал расти. Десятки проектов, каждый из которых требовал регулярного присутствия на площадке. Организация командировок была реализована через выдачу подотчетных средств сотрудникам, чтобы они самостоятельно приобретали билеты и отели.

Какие были проблемы

1. Компания не получала специальные условия от авиакомпаний, которые предоставляются юридическим лицам;

2. Отсутствие единой аналитики и управленческого учета затрат;

3. Сотрудникам было неудобно смешивать деловые и личные поездки внутри тревел-приложений и оставлять данные личных банковских карт;

4. Высокая нагрузка на бухгалтерию.

О решении проблем рассказывают сотрудники ООО «ИПИГАЗ»

Басалай Евгений Федорович, генеральный директор ООО «ИПИГАЗ»:

«Мы не хотели отказываться от формата, когда сотрудник может самостоятельно выбрать наиболее подходящий вариант перелета и проживания. Практика показала, что этот подход и удобнее, и экономичнее: сотрудникам не приходится тратить время на переписку с агентством делового туризма, а компании не надо оплачивать время агентов. При этом мы хотели минимизировать выдачу подотчетных средств.

Мы изучили рынок и, в результате, остановились на платформе Smartway. Их условия были наиболее выгодными, а система – удобной.

Чтобы планировать свои проектные объемы, необходимо отслеживать аналитику, в том числе и командировочных расходов. У нас не хватало времени вручную собирать данные даже по всем поездкам, не говоря уже о каждом отдельном проекте.

Внутри личного кабинета можно выгружать аналитические данные в разных срезах: расходы по подразделениям, отделам, периодам, направлениям, проектам, конкретному сотруднику. Эти данные помогают нам оптимизировать бюджет и строить релевантные прогнозы для будущих проектов.

Также мы начали получать баллы за каждый билет «Аэрофлота» и S7 и возвращаем до 7% от их стоимости. Это положительно влияет на бюджет, учитывая командировочные объемы.

Мы не сразу подключили все обособленные подразделения ООО «ИПИГАЗ» к работе с сервисом, так как хотели протестировать инструменты и понять, насколько экономически выгодна абонентская плата за сервис. По нашим подсчетам, абонентская плата становится выгоднее агентства делового туризма уже с 20-ти командировок в месяц (напомню, у нас их около 70). Тюменское подразделение ООО «ИПИГАЗ» подключилось к сервису в 2019 году, а уже в 2020 мы подключили все подразделения. Это стало большим шагом к цифровой трансформации внутренних процессов».

Баскакова Евгения Сергеевна, начальник отдела делопроизводства ООО «ИПИГАЗ»:

«Мы не хотели терять время своих специалистов на переписки с агентами, часами подбирать и согласовывать билеты и гостиницы. Сотрудники устали привязывать свои личные данные и информацию о банковских картах в разные приложения, переходить из одного приложения в другое в попытке состыковать время перелетов, трансферов и заселения в отели.

У Smartway есть собственное приложение, где можно выкупать билеты, бронировать отели и заказывать трансфер. Также можно настраивать сложные авиамаршруты, что бывает особенно актуально, учитывая географию наших поездок. Исчезла необходимость переходить в разные приложения, заново вводить данные и привязывать собственные карты. Оплата осуществляется с расчетного счета организации, все документы внутри личного кабинета, а интерфейс напоминает привычные всем нам сервисы.

После подключения к онлайн-сервису мы сэкономили время и сохранили комфорт сотрудников».

Польщикова Ирина Александровна, главный бухгалтер ООО «ИПИГАЗ»:

«Учет командировочных расходов забирает много времени у бухгалтерии, так как многие данные необходимо вносить вручную, а закрывающие документы ждать от сотрудников или поставщиков услуг. Чтобы не расширять штат, нам было необходимо сократить время учета командировок хотя бы на 20%.

Smartway входит в группу компаний «1С», что положительно повлияло на возможности сервиса и помогло нам упростить бухгалтерский учет.

После подключения к сервису мы настроили интеграцию с «1С», так как ведем учет именно в этой программе.

«Настройка интеграции» звучит сложно, в реальности это заняло не более 5 минут. Данные о билетах автоматически попадают в авансовый отчет в «1С», и бухгалтеру больше не нужно вносить информацию о каждом билете вручную.

Внутри личного кабинета автоматически формируются закрывающие документы, мы не тратим время на переписки с поставщиками и ожидание корректной документации.

После подключения нам удалось сократить время на учет командировочных расходов на 30%».

Как подключить

Не нужно скачивать и устанавливать отдельные программы — сервис работает в интернете. Получите демодоступ к Smartway и попробуйте онлайн-решение бесплатно.