#1 PRO Бизнес, 22 июня 2023
Бизнес-кейс , Тюмень ,  
0 

Как сэкономить деньги компании за счет автоматизации командировок

Как сэкономить деньги компании за счет автоматизации командировок
Рассказывают сотрудники Тюменского подразделения ООО «ИПИГАЗ»

Институт прикладных исследований газовой промышленности (ООО “ИПИГАЗ”) специализируется на комплексном проектировании и инженерных изысканиях объектов добычи, хранения и транспорта нефти и газа.

Обособленные подразделения ООО «ИПИГАЗ» расположены в 11 регионах России, а география проектов охватывает всю страну: работы проводятся в каждом из 8 федеральных округов. Такая деятельность невозможна без регулярных командировок - обычно это от 50 до 100 поездок в месяц.

Возникает необходимость в автоматизации рутинных процессов, в прозрачной аналитике и оптимизации бюджета. Сотрудники ООО “ИПИГАЗ” рассказывают, как с помощью Smartway удалось выстроить цифровую систему в организации командировок для всех подразделений компании.

Smartway - IT-решение, заменяющее агентства делового туризма, которое позволяет без посредников организовать командировки для среднего и крупного бизнеса.

Как процесс был организован в 2019 году

Штат ООО «ИПИГАЗ» насчитывал более 250 сотрудников и продолжал расти. Десятки проектов, каждый из которых требовал регулярного присутствия на площадке. Организация командировок была реализована через выдачу подотчетных средств сотрудникам, чтобы они самостоятельно приобретали билеты и отели.

Как сэкономить деньги компании за счет автоматизации командировок

Какие были проблемы

1. Компания не получала специальные условия от авиакомпаний, которые предоставляются юридическим лицам;

2. Отсутствие единой аналитики и управленческого учета затрат;

3. Сотрудникам было неудобно смешивать деловые и личные поездки внутри тревел-приложений и оставлять данные личных банковских карт;

4. Высокая нагрузка на бухгалтерию.

О решении проблем рассказывают сотрудники ООО «ИПИГАЗ»

Басалай Евгений Федорович, генеральный директор ООО «ИПИГАЗ»:

«Мы не хотели отказываться от формата, когда сотрудник может самостоятельно выбрать наиболее подходящий вариант перелета и проживания. Практика показала, что этот подход и удобнее, и экономичнее: сотрудникам не приходится тратить время на переписку с агентством делового туризма, а компании не надо оплачивать время агентов. При этом мы хотели минимизировать выдачу подотчетных средств.

Мы изучили рынок и, в результате, остановились на платформе Smartway. Их условия были наиболее выгодными, а система – удобной.

Чтобы планировать свои проектные объемы, необходимо отслеживать аналитику, в том числе и командировочных расходов. У нас не хватало времени вручную собирать данные даже по всем поездкам, не говоря уже о каждом отдельном проекте.

Внутри личного кабинета можно выгружать аналитические данные в разных срезах: расходы по подразделениям, отделам, периодам, направлениям, проектам, конкретному сотруднику. Эти данные помогают нам оптимизировать бюджет и строить релевантные прогнозы для будущих проектов.

Также мы начали получать баллы за каждый билет «Аэрофлота» и S7 и возвращаем до 7% от их стоимости. Это положительно влияет на бюджет, учитывая командировочные объемы.

Мы не сразу подключили все обособленные подразделения ООО «ИПИГАЗ» к работе с сервисом, так как хотели протестировать инструменты и понять, насколько экономически выгодна абонентская плата за сервис. По нашим подсчетам, абонентская плата становится выгоднее агентства делового туризма уже с 20-ти командировок в месяц (напомню, у нас их около 70). Тюменское подразделение ООО «ИПИГАЗ» подключилось к сервису в 2019 году, а уже в 2020 мы подключили все подразделения. Это стало большим шагом к цифровой трансформации внутренних процессов».

Баскакова Евгения Сергеевна, начальник отдела делопроизводства ООО «ИПИГАЗ»:

«Мы не хотели терять время своих специалистов на переписки с агентами, часами подбирать и согласовывать билеты и гостиницы. Сотрудники устали привязывать свои личные данные и информацию о банковских картах в разные приложения, переходить из одного приложения в другое в попытке состыковать время перелетов, трансферов и заселения в отели.

У Smartway есть собственное приложение, где можно выкупать билеты, бронировать отели и заказывать трансфер. Также можно настраивать сложные авиамаршруты, что бывает особенно актуально, учитывая географию наших поездок. Исчезла необходимость переходить в разные приложения, заново вводить данные и привязывать собственные карты. Оплата осуществляется с расчетного счета организации, все документы внутри личного кабинета, а интерфейс напоминает привычные всем нам сервисы.

После подключения к онлайн-сервису мы сэкономили время и сохранили комфорт сотрудников».

Польщикова Ирина Александровна, главный бухгалтер ООО «ИПИГАЗ»:

«Учет командировочных расходов забирает много времени у бухгалтерии, так как многие данные необходимо вносить вручную, а закрывающие документы ждать от сотрудников или поставщиков услуг. Чтобы не расширять штат, нам было необходимо сократить время учета командировок хотя бы на 20%.

Smartway входит в группу компаний «1С», что положительно повлияло на возможности сервиса и помогло нам упростить бухгалтерский учет.

После подключения к сервису мы настроили интеграцию с «1С», так как ведем учет именно в этой программе.

«Настройка интеграции» звучит сложно, в реальности это заняло не более 5 минут. Данные о билетах автоматически попадают в авансовый отчет в «1С», и бухгалтеру больше не нужно вносить информацию о каждом билете вручную.

Внутри личного кабинета автоматически формируются закрывающие документы, мы не тратим время на переписки с поставщиками и ожидание корректной документации.

После подключения нам удалось сократить время на учет командировочных расходов на 30%».

Как подключить

Не нужно скачивать и устанавливать отдельные программы — сервис работает в интернете. Получите демодоступ к Smartway и попробуйте онлайн-решение бесплатно.

Как сэкономить деньги компании за счет автоматизации командировок

Материалы выпуска
Новости партнеров Меры поддержки бизнеса в новых экономических условиях
Новости партнеров «Построили, а кто перестраивать будет?»
Бизнес-кейс «Деньги надо оставлять в России»: в Сочи пройдет практикум для инвесторов
Инновации В Тюмени пройдут топовые бизнес-мероприятия и вебинары
Бизнес-кейс Тюмень впервые посетит «налоговый» чиновник из правительства РФ
Компетенция Почему выражение «заплати налоги и спи спокойно» больше не работает
Практика Ювелирная Царь-пушка или бриллиант? Выбираем премиальные бизнес-подарки
От первого лица «От кредитов и гарантий до обучения основам бизнеса»
Инновации Как тюменский IT-стартап помогает ресторанам экономить в условиях кризиса
Инновации МТС объявила о глобальном ребрендинге
Бизнес-кейс Тюменскому бизнесу расскажут, как повысить продажи и сократить расходы
Практика Более 200 крупных клиентов разместили за год ИТ-ресурсы в облаке билайн
Решения Названы победители Всероссийского конкурса молодых предпринимателей
Решения Бизнес с высокой ответственностью: в Москве наградят молодых бизнесменов
Решения «Балтийский лизинг» занял пятое место по объёму нового бизнеса в УрФО
Содержание
Закрыть