Тюменская область — регион с одним из наиболее высоких показателей деловой активности. Отсюда и сюда каждый месяц осуществляются тысячи командировок в зависимости от количества бизнес-мероприятий. На эти цели работодатели могут тратить сотни тысяч рублей, однако финансовая сторона вопроса далеко не единственная проблема в этом процессе: построение оптимального маршрута, бронирование жилья и формирование отчетных документов могут занимать значительную часть времени как командируемого, так и бухгалтера. Комплексным решением этих задач является сервис Smartway.
Smartway — это отечественный онлайн-сервис для организации командировок с множеством возможностей для их оптимизации и индивидуальной настройки. Компания является лидером в направлении бизнес-тревел, а ее клиенты замечают улучшения в командировочных процессах практически сразу. На примере «Гипротюменнефтегаз», который три года назад внедрил Smartway в свою работу, разберем, как это позволило организации сэкономить и ускорить процедуру бронирования в 10 раз.
Зачем «ускорять» командировки и почему агентства делового туризма больше не нужны
Руководитель отдела канцелярии ПАО «Гипротюменнефтегаз» Татьяна Шемякина отмечает, что в компании долгое время придерживались традиционного подхода в организации командировок.
«Достаточно долгое время у нас все было на бумажных носителях, мы ходили из кабинета в кабинет, работали с турагентствами. На тот момент казалось, что это идеальный вариант. Однако со временем мы столкнулись с влиянием человеческого фактора: ошибки при вводе данных, долгие ответы операторов, сложная коммуникация. И со временем таких издержек становилось только больше. Кроме того, из-за сервисных сборов за выписку одного билета мы переплачивали от 100 до 400 руб. В какой-то момент мы решили, что нужно что-то менять. Начав работать со Smartway, мы осознали, насколько эффективнее можно решать все эти вопросы. И чем больше времени проходит, тем больше плюсов мы находим в работе с этой компанией: интеграция с 1С, возможность онлайн-согласования лимитов, удобный личный кабинет, клиентская поддержка 24/7 и многое другое», — прокомментировала Татьяна Шемякина.
Как показал внутренний опрос Smartway, чаще всего при оформлении командировок компании сталкиваются со сложностями по долгому поиску билетов и отелей на различных сайтах, высокими ценами и дополнительными сборами. А уже в процессе деловой поездки — с потерей посадочных талонов и со сложным процессом сбора всех документов.
Стоит отметить, что наибольшую пользу этот онлайн-сервис принесет компаниям, которые оформляют более 10 командировок в месяц. Это связано с тем, что таким организациям требуется большее количество функций. Однако это вовсе не означает, что сервис не будет актуален для малых и средних организаций с 5-10 командировками в месяц — все зависит от индивидуальных потребностей. Со Smartway работают уже свыше 5 000 клиентов из среднего и крупного бизнеса, а выбирают его за удобство и экономию времени.
Как Smartway упрощает работу и экономит бюджет
Для работы с программой потребуется всего один ответственный сотрудник, однако при желании их может быть больше. После получения доступа к сервису сотрудник находит в нем удобные варианты билетов и размещения через простой и знакомый поиск. Далее поездка оформляется за несколько кликов. После оплаты поездки из пополняемого счета процесс можно считать завершенным. Как правило, он занимает не более пяти минут. По окончании командировки в Smartway сотрудник заполняет нужные документы, затем формируются все закрывающие документы, которые всегда доступны в личном кабинете.
Одно из основных преимуществ — данные о командируемых нужно внести всего один раз: система запомнит их и сохранит в личном кабинете. Со всеми другими возникающими вопросами помогут разобраться менеджеры тревел-поддержки сервиса.
За счет отсутствия сервисного сбора за билеты в сервисе компании могут экономить до трети командировочного бюджета. Напомним, что стоимость сбора в турагентствах варьируется от 100 до 1 500 руб. на одного сотрудника.
Преимущества сервиса Smartway:
- Предлагает подсказки по оптимизации затрат на поездки
- Автоматизирует рутинные процессы и выставляет индивидуальные настройки
- Дает возможность компаниям создавать и настраивать собственную тревел-политику
- Предоставляет все закрывающие документы в личном кабинете
- Работает с большинством направлений для бизнес-путешествий и даже с нестандартным транспортом: вертолетами и паромами
- Можно интегрировать с «1С»
- Освобождает время бухгалтера и тревел-менеджера
- Фиксированная абонентская плата на все время использования сервиса
Подключение к комплексному онлайн-решению предельно простое и не требует скачивания и установки дополнительных программ — сервис работает прямо в интернете. Вам нужно лишь ввести логин и пароль на сайте, чтобы войти в свой личный кабинет, где можно выбрать и оплатить необходимые услуги. Для дополнительного удобства доступно мобильное приложение, позволяющее организовывать деловые поездки в любом месте с доступом к сети.Более того, Smartway проводит регулярные демонстрации и вебинары, а еще дает возможность протестировать сервис бесплатно.
Реклама. ООО «СМАРТВЭЙ», 7714379242. Сайт.
